Microsoft 365 Office Alternativen

Einleitung

Immer mehr Firmen, aber auch Privatpersonen, schauen nach Alternativen zu Microsoft Office. Doch woran liegt es? Praktisch alle Microsoft Kunden werden immer mehr und mehr zur Microsoft 365 Cloud gezwungen. Diese gibt es nur im Abo und wird erfahrungsgemäss von Zeit zu Zeit teurer. Einerseits werden immer neue Funktionen implementiert (z.B. der CoPilot), jedoch aber auch andere Features von kleineren Abo-Modellen in ein grösseres verschoben. Wer diese benötigt, wird auf ein teureres Modell gezwungen. Andere Funktionen stehen wiederum nur in der Cloud zur Verfügung: wer hat sich nicht geärgert, dass man einen Text nicht mehr alle 10 Minuten gespeichert bekommt, wenn die Datei nicht in der Microsoft Cloud (OneDrive oder Sharepoint 365) liegt. Oder warum speichert Microsoft im neuen Outlook die Daten in der Cloud, auch wenn dies gar nicht nötig wäre?

Ein weiterer entscheidender Faktor vor allem für Firmen ist der kürzlich bekanntgewordene Fall in Frankreich. der Senat befragte dazu einen hochrangigen Mitarbeiter bei Microsoft France. Aufgrund des Cloud Acts bestätigte dieser Microsoft-Mitarbeiter unter Eid, dass er nicht garantieren könne, dass amerikanische Regierungsstellen keine Daten einfordern werden ohne die Zustimmung der französischen Regierung. Brisant dabei ist, dass die amerikanische Regierung dies tun kann ohne den betroffenen Kunden zu informieren. 

Wer sich diese Abhängigkeit nicht länger bieten lassen möchte, kann auf eine Alternative ausweichen. Dies auch, wenn nicht Windows als Betriebssystem auf dem Computer zum Einsatz kommt. Auch MacOS und Linux werden von diversen Office-Suite Lösungen angeboten. In Zeiten unstabiler politischer Verhältnisse, damit verbundener Datenschutzthemen und einer gewissen Willkür macht es durchaus Sinn, sich diese Fragen zu stellen. Die gute Nachricht ist, dass es diverse Alternativen zu Microsoft Lösungen gibt, auch bei uns in der Schweiz und im benachbarten Ausland (im weitesten Sinne Europa).

Free Office und Softmaker Office NX

Eine weitere Alternative zu Microsoft 365 könnte das aus Deutschland stammende FreeOffice von Softmaker sein. Wie der Name sagt, ist die kostenlose Version der Bezahlversion namens Softmaker Office NG. Beides sind leistungsfähige Alternativen für Microsoft.

Vorteile:

• FreeOffice kann man privat wie geschäftlich kostenlos nutzen
• Verfügbar für alle Betriebssysteme: Windows, MacOS, Linux, iOS und Android
• Die Benutzeroberfläche ist sehr ähnlich zu der von Microsoft (schnelle Umgewöhnungszeit)
• Hohe Kompatibilität mit Microsoft Dokumenten wie Word, Excel und PowerPoint
• Sogar WordPerfect Dokumente werden unterstützt
• Schreiben von PDFs möglich
• zusätzlicher freier PDF-Editor vorhanden (Zusatz-Software)
• Hohe Bewertung durch die Presse
• Erweiterte Funktionalität der kostenpflichtigen Version wie Duden Korrektor, DeepL- und ChatGPT-Integration, Serienbriefe, Textbausteine und vieles mehr
• DSGVO-konform
• Softmaker Office (also die kostenpflichtige Version als Einmalkauf oder im Abo erhältlich) 

Nachteile:

• Umfangreichste Version nur als Abo erhältlich (jedoch weit unter den Kosten von Microsoft 365)
• Support-Erfahrungen der Benutzer sehr unterschiedlich
• Kauf-Alternative nicht vergleichbar mit dem Funktionsumfang der Abo-Version
• kein gemeinsames Arbeiten an den gleichen Dokumente vorgesehen (Kollaboration)
• Free Office mit sehr stark eingeschränktem Funktionsumfang (z.B. keine Kopf- und Fusszeile, kein automatisch generiertes Inhaltsverzeichnis)
• Softmaker Office hat im Abo-Modell einen leicht höheren Funktionsumfang (vor allem KI-Funktionen)

Fazit:

Die von Softmaker aus Deutschland angebotene Lösung sind mit die besten Microsoft-Office-Alternativen auf dem Markt. Auf diese Lösung lässt sich am meisten vertrauen. Nicht zuletzt, da der Datenschutz in Deutschland einen sehr hohen Stellenwert hat und gut mit dem Microsoft Datenformat umgegangen wird.  Diese bietet jedoch keine eigene Team-Zusammenarbeit an. Hier ist man auf externe Cloud-Anbieter angewiesen.

OnlyOffice

OnlyOffice Docs und DocSpace, eine Lösung aus Lettland, bietet eine Vielzahl an Funktionen, die die Zusammenarbeit im Team ermöglichen. Und das sogar bei Bedarf in einer Self-Hosted Umgebung.

Vorteile:

• Zusammenarbeit im Team an den gleichen Dokumenten
• Wahl, ob die Daten selbst gehostet werden, oder in einer Cloud mit europäischen Datenschutz-Bestimmungen liegen
• Unterstützung aller wichtiger Formate von Microsoft (OpenXML), aber auch das ODF-Format der Open Document Format Alliance, sowie weiterer wie PDF, etc.
• Beliebige Dateitypen: Texte, Tabellen, Präsentationen, PDFs, Markdown, Multimedia, eBooks
• Verschlüsselung (AES-256)
• Quelltext ist offen zugänglich
• Sicherer Zugang und transparente Nachverfolgung
• DSGVO-konform
• Anbindung an Drittapplikationen möglich (z.B. Odoo, Draw.io, Nextcloud, …)
• Kostenlose Einsteiger-Variante (mit weniger Features: zum Beispiel keine Serienbriefe)
• Mobile Apps für Android und iOS
• Tabs, um mehrere Dateien gleichzeitig offen zu haben.

Nachteile:

• Das Projekt wurde ursprünglich von der russischen Firma Ascensio System SIA gegründet, auch wenn der Sitz der Firma in Riga (Lettland) ist. Noch heute ist nicht klar, ob man gegen Sanktionen verstösst, wenn man die kostenpflichtige Version einsetzt. Deshalb führte das vor allem in Deutschland dazu, dass nur die kostenfreie Version genutzt werden konnte. Anpassungen an der Firmenstruktur, sowie Umzug der Serverinfrastruktur wurde den Auflagen Rechnung getragen. Heute gehört die Firma einem Investor aus Singapur.
• Stabilität: ältere Releases hatten des Öfteren Probleme. Von der aktuellen Version 9.x sind bisher wenig Probleme bekannt.
• Durch die Vielzahl an Editionen ist es unklar, was welche Version beinhaltet. 

Fazit:

Mit OnlyOffice Desktop bietet der Hersteller eine kostenlose Version an, wenn Kollaboration nicht relevant sein sollte. Alternativ gibt es auch mobile Apps dafür.
Entscheider könnten die Lösung abschrecken, wenn man die russische Vergangenheit als Ersatz für Microsoft in Betracht zieht. Jedoch ist diese Microsoft 365-Alternative einer der umfangreichsten Lösungen auf dem Markt und bietet sogar eine Self-Hosted Variante an. Und die Anwendung wird sehr rasch  weiterentwickelt.   

LibreOffice

Hierzulande weitaus bekannter ist Die Open Source Office Suite Libre Office. Diese verfolgt einen etwas anderen Ansatz und ist von der Bedienung her an die klassischen Office Pakete aus der Verganenheit angelehnt. Die heute übliche Bedienung über Ribbons kann man in Libre Office ebenfalls einschalten, wirkt aber nicht so modern. Libre Office bietet über Drittanbieter (z.B. Collabora Online oder auch IONOS) eine Cloud-Anbindung zur Team-Zusammenarbeit an. Folgende Office-Programme enthält die Suite: 

• Writer (Textverarbeitung)
• Calc (Tabellenkalkulation)
• Impress (Präsentationen)
• Draw (Grafikprogramm)
• Base (Datenbank)
• Math (Formeleditor)

LibreOffice ist eine Abspaltung von OpenOffice. Damals war OpenOffice im Besitz von Oracle und diverse Auflagen,  Einschränkungen und Firmeninteressen trieben die Entwickler zur Gründung der Stiftung „The Document Foundation“ nach deutschem Recht. Sie war so quasi der Nachfolger von OpenOffice und wird sehr aktiv weiterentwickelt. Im Gegensatz dazu ist OpenOffice quasi tot, da das letzte Update aus dem Jahre 2023 stammt.

LibreOffice war bereits 2018 auf geschätzten 200 Mio. Computern installiert und wird vor allem von Universitäten, aber auch Regierungsstellen und in der Industrie verwendet, die auf eine unabhängige, quelloffene und kostenlose Alternative zu Microsoft Office setzen. Dies nicht zuletzt, da keine Lizenzkosten anfallen.

Vorteile:

• Weite Verbreitung in Europa
• Aktive Community (rasche Weiterentwicklung)
• Hoher Funktionsumfang (mehr als nur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationstool)
• Hoher Datenschutz (es werden keine Telemetriedaten übermittelt)
• Viele Erweiterungen und Vorlagen machen die Software noch umfangreicher
• Volle Unterstützung des Open Document Formats
• kompatibel mit Microsoft Office
• Barrierefrei
• keine Lizenzprobleme

Nachteile:

• Kompatibilitätsprobleme bei komplexen Microsoft Office Dokumenten (z.B. Makros, eingebetteten Objekten, etc.), jedoch viel besser als ihr Ruf
• Funktionen bei der Zusammenarbeit (Collaboration) meist nur durch Drittanbieter gegeben (z.B. Collabora, Libre Workplace)
• etwas altbackene und nicht so intuitive Benutzeroberfläche
• nur wenige Integrationen in Cloud-Dienste (was wiederum nachvollziehbar ist)
• Makros und Scripte (BASIC) basieren auf einer anderen Sprache als bei Microsoft (VBA), daher nicht so kompatibel
• weniger Auswahl an professionellen Vorlagen
• Präsentationsprogramm Impress nicht so umfangreich wie PowerPoint
• Support nur über die Community oder Drittanbieter
• bei grossen Dateien teilweise etwas Performance schwach
• keine eigenen mobilen Apps

Fazit:

Wer vor allem auf ein kostenloses und quelloffenes System setzt ist bei LibreOffice gut aufgehoben. Und beim Thema Datenschutz ist diese Lösung sicherlich mit einer der besten Alternativen. 

We mit LibreOffice Dokumente gemeinsam bearbeiten möchte, muss auf Drittanbieter oder Erweiterungen zugreifen und dort etwas mehr Zeit und Aufwand investieren. Aber auch das ist möglich.

Gerade in Europa hat LibreOffice eine breite Basis und geniesst ein hohes Vertrauen.

WPS Office

Zu erwähnen gilt hier eine der schwerwichtigsten Microsoft Office-Alternativen überhaupt. Die Lösung kommt aus China, auch wenn der heutige Firmensitz in Singapur ist. Nach eigenen Angaben hat der Hersteller mittlerweile über 600 Mio. aktive Benutzer. Die meisten chinesischen Regierungsstelle nutzen WPS Office und auch sonst ist die Lösung vor allem im asiatischen Raum weit verbreitet. Aber auch hierzulande hat sie viele Fans, da auch WPS Office in einer kostenlosen Version verfügbar ist, wnngleich mit Werbung versehen.

Das Ökosystem mit ihrer eigenen Cloud ist ebenfalls sehr umfangreich und stellt wohl für viele Firmen eine Alternative zur Microsoft 365 Umgebung dar. Ob man als Firma dann seine Daten einer asiatischen Cloud vertraut, muss jeder für sich beantworten können.

Vorteile:

• Kostenlose Basisversion
• Moderne Benutzeroberfläche (ähnlich zu Microsoft, daher schneller Umstieg möglich)
• Gute Kompatibilität zu Microsoft Dokumenten
• Verfügbar für alle wichtigen Betriebssysteme inkl. MacOS, Linux und iOS bzw. Android.
• Cloud-Speicher-Anbindung: zu WPS Cloud, Google Drive oder Dropbox
• schlanker Code, sehr performant, auch auf älteren Geräten
• PDF-Integration bei der kostenpflichtigen Version sehr gut
• ausgereifte mobile Clients mit vielen Funktionen
• Unterstützung von Tabs  

Nachteile:

• Bei der kostenlosen Version Werbeeinblendungen
• Online-Zwang für gewisse Funktionen (z.B. bei der PDF-Konvertierung)
• Datenschutzbedenken, da dies ein chinesischer Hersteller ist, daher in Europa keine grosse Akzeptanz
• weniger Vorlagen und Zusatzapplikationen (hier holt das Unternehmen jedoch stark auf dank mehr als 3000 Entwicklern)
• VBA-Makros nicht so umfangreich wie bei Microsoft
• keine ODF-Format Unterstützung 

Fazit:

Die Alternative aus Fernost ist vor allem dank seiner Verbreitung in Asien ein nicht zu unterschätzender Konkurrent für Microsoft. Ob man als europäisches Unternehmen auf diese Lösung setzen möchte, muss jeder selbst entscheiden. Die fehlende ODF-Unterstützung könnte ebenfalls den Ausschlag geben. Als Privatperson sieht die Situation eventuell anders aus, je nach Anforderung. Da die Software kostenfrei genutzt werden kann, ist ein Test eventuell eine Option.

Apple Pages, Numbers und Keynote

Wer im Apple System zu Hause ist, wird sicherlich schon über die kostenlosen Office Applikationen Pages (Textverarbeitung), Numbers (Tabellenkalkulation) und Keynote (Präsentationen) gestolpert sein. Diese sind grundsätzlich auf allen Apple-Geräten (Mac, iPad und iPhone) installiert und auch die Zusammenarbeit funktioniert über die iCloud gut, sodass gemeinsam an den Dokumente gearbeitet werden kann. Jedoch gibt es diese Applikationen  nicht für andere Betriebssysteme.

Vorteile:

• kostenlos auf allen Apple-Geräten
• Gute und intuitive Bedienung
• Zusammenarbeit (Collaboration) und Synchronisation über die iCloud
• Gute Integration in andere Apple Applikationen wie Apple Mail, Fotos, etc.
• grundsätzliche Kompatibilität mit Microsoft (OpenXML)
• im Webbroser über iCloud nutzbar
• teilweise sehr schöne und umfangreiche Vorlagen

Nachteile:

• weniger Funktionen als in vergleichbaren Office-Applikationen
• Kompatibilität vor allem in Numbers zu Excel (z.B. Formeln)
• bei komplexen Microsoft-Dokumente teilweise Darstellungsfehler
• keine Unterstützung von anderen Betriebssystemen (Windows, Linux, Android)

Fazit:

Wer in der Apple-Welt zu Hause ist und wenige Dokumente mit anderen Kunden und Lieferanten teilen muss, der kann diese drei Applikationen gerne verwenden. Alternativ lassen sich auf den Apple Geräten praktisch alle erwähnten Office-Alternativen ebenfalls einsetzen. 

Euro-Office

Das quelloffene Euro-Office ist seit dem 9. Juni 2026 als Online-Version verfügbar. Eine Desktop- und Mobile-Version wird später im Jahr folgen. Das Office-Paket basiert auf OnlyOffice (Fork), was aufgrund angeblicher Lizenzverletzungen zu einem Konflikt mit dem Hersteller führte. Dieser Konflikt schien anfänglich ziemlich hohe Wellen zu schlagen, jedoch scheinen sich die Wogen geglättet zu haben.

Euro-Office ist nicht als eigenständige Lösung zu sehen, sondern wird als Modul in bestehende Lösungen wie NextCloud, Seafile oder Proton Drive integriert werden. Deshalb ist die treibende Kraft ein Konsortium aus verschiedenen Technlogoie-Unternehmen wie IONOS, NextCloud, Proton, XWiki, Abilian, Soverin und weiteren. Der Grund für die Abspaltung sind nach wie vor anhaltende Bedenken zu den vermeintlich immer noch russischen Verbindungen der Ascensio Systems SIA, dem Hersteller hinter OnlyOffice. Diese wiederum behauptet, dass keine Verbindungen mehr zu Russland bestehen und der neue Eigentümer in Singapur sitzt. Durch die Abspaltung könnte man diesen Bedenken in Bezug auf die digitale Souveränität, Datenschutz und drohender rechtlicher Auseinandersetzungen entgegenwirken. Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass das Standardformat OOXML von Microsoft ist. Doch die Unterstützung für das ODF-Format ist für den nächsten Release angekündigt. Ebenfalls Bedenken hinsichtlich des Quellcodes ist nach wie vor, dass über 98% des Quellcodes dem ursprünglichen Porgrammcode entspricht und man nach wie vor anfällig sein könnte auf allfälligen Schadcode, da weit über 90% aus Russland zu kommen scheint. Angeblich werden nur etwa 0.5% des Codes von den oben genannten Herstellern geschrieben. Das birgt ein gewisses Risiko.

Fazit: Wahl der Office-Alternativen

Alle genannten Alternativen (ausser die Apple Programme) gibt es ebenfalls für Linux. Natürlich spielen alle Lösungen ihre Starken und Schwächen aus.

Wer auf Datenschutz setzt wird vor allem mit LibreOffice oder Softmaker Office glücklich werden. Beim erstgenannten Produkt falle keine Lizenzkosten an. Trotzdem ist es sinnvoll Geld zu spenden, damit die Weiterentwicklung gesichert werden kann. Vor allem Behörden und Schulen setzen in Europa immer mehr auf LibreOffice. Die Befragung im französischen Senat zum Cloud Act bestärkt die Wahl zu einer quelloffenen Office-Lösung. Die Zusammenarbeit an Dokumenten muss hier jedoch über Drittanbieter oder ebenfalls Open Source-Lösungen sichergestellt werden.

Wen die Zusammenarbeit von Haus aus in der Lösung integriert sein soll, der kann sich vor allem OnlyOffice ansehen, aber auch WPS Office hat ihre Vorzüge. Hier darf jedoch nicht die jeweilige Herkunft ausser Acht gelassen werden. Bei WPS Office kommt der Werbeaspekt hinzu.

Wer weg von den Tech-Giganten Microsoft 365 oder Google Workspace möchte, hat wunderbare Alternativen. Finden Sie die Kriterien, die für Ihre Arbeit wichtig sind. Anhand dieser Anforderungen lässt sich gut das geeignete Produkt finden.

Wir von whiskymania.ch IT-Consulting beraten Sie gerne beim Einsatz Ihrer zukünftigen Office- und Kollaborations-Lösung und beleuchten dabei auch das Thema Datenhaltung und Datenschutz.