Für wen ist die Lösung interessant?
Wem die Kontrolle und Flexibilität über seine eigene Daten wichtig ist, wer auf Datenschutz Wert legt, für den kann die Lösung von NextCloud eine gute Alternative zu den grossen Hyperscalern wie MS365 sein.
Für KMUs reicht wahrscheinlich schon die frei verfügbare OpenSource Variante. Wem Support und Skalierung wichtig ist, für den wird die Enterprise-Lösung die richtige Wahl sein.
Datenschutz und Rechtslage
Bei der Wahl, wo die Lösung betrieben wird, ist man sehr flexibel. Dies kann on-premise im eigenen Rechenzentrum sein, oder aber beim Hoster seiner Wahl. Bei hohen Datenschutz-Anforderungen sollte dies jedoch in der Schweiz sein, damit auch rechtliche Gegebenheiten einfacher handhabbar sind. Bei weniger kritischen Daten kann dies auch im EU-Raum sein, wo der Datenschutz einen genauso hohen Stellenwert geniesst wie in der Schweiz. Jedoch sollte man Vertrauen in den Anbieter haben. Nicht zu empfehlen sind Anbieter ausserhalb von Europa. Dort kommt dem Thema Datenschutz nicht die gleiche Bedeutung zu und rechtliche Probleme stellen oft eine unlösbare Hürde dar. Besonders der US CLOUD Act verpflichtet Anbieter aus den USA zur Datenherausgabe an US-Behörden Dies ist unabhängig vom Speicherort. Das kollidiert mit dem Schweizer Datenschutzgesetz, genauso wie mit der europäischen DSGVO (Datenschutzgrundverordnung). Der Zugriff ist ohne der Zustimmung Schweizer Behörden oder dem EU-Rechtshilfeabkommen möglich, wodurch Datenübertragungen in die USA oft unzulässig werden. Rechenzentren von US-Firmen in der Schweiz oder der EU schützen leider nicht vor diesem Zugriff. Wer also hochsensible Daten hat, sollte sie selbst kontrollieren und entweder selbst hosten, oder zumindest einen Schweizer Anbieter wählen und die Daten auch hierzulande in deren Rechenzentren hosten, wo keine US-Anbieter involviert sind.
Anforderungen an NextCloud
Besonders kleinere Firmen haben oft nicht allzu hohe technische Anforderungen an eine Collaboration-Lösung wie NextCloud.
Typische Anforderungen können sein:
- Dateiverwaltung mit entsprechenden Zugriffsrechten und der Möglichkeit Dateien und Ordner zu teilen
- Synchronisation mit Desktop- und Mobile-Geräten
- Gemeinsames Bearbeiten von Office-Dateien
- Volltextsuche
- Chat und Video-Konferenzlösung mit vielen Teilnehmern (auch externe User) inkl. KI-Features wie transkribieren oder übersetzen und Whiteboard-Funktionen
- Groupware-Funktionen wie Kalender, Kontakte, E-Mail
- Bildverwaltung (zum Beispiel Produktkatalog für den Online-Shop)
- Erweiterbarkeit durch Zusatz-Applikationen (z.B. Rezepteverwaltung für Restaurants, etc.)
- Unabhängige Weiterentwicklung (Open Source)
Wichtig dabei ist die Kontrolle über die ganzen Daten und Zugriffsrechte zu behalten (egal, ob diese in-house oder über einen Partner erfolgen).
Vorurteile und Bedenken:
Oftmals kommt gerade aus dem Microsoft-Lager, dass NextCloud Nachteile mit sich bringen würden wie einen geringen Funktionsumfang und eine schlechte Performance, wenig Innovation und altbackenes Aussehen.
Dem kann man klar entgegen halten, dass die Lösung problemlos durch Erweiterungen mit Zusatzfunktionen ausgestattet werden kann. Man kann dank dem Open Soruce Gedanken selbst Funktionen und Erweiterungen dazuprogrammieren. In einigen Bereichen ist die NextCloud Lösung sogar mit Funktionen ausgestattet, die Microsoft 365 nicht bietet.
Das Thema Performance wurde erkannt und die neuesten Releases sind massiv schneller geworden. Ausserdem lässt sich die Lösung gut skalieren und kann auch im Enterprise-Umfeld gut genutzt werden.
Bezüglich der Benutzer-Oberfläche lassen sich beliebige Themes darüber aktivieren, sodass das Aussehen dem persönlichen Geschmack oder Corporate Design Anforderungen entsprechend verändert werden kann. Das ist bei MS365 nur bedingt möglich, wenn es denn überhaupt geht.
Schatten-IT
Während MS365 von Haus aus den ganzen Funktionsumfang zur Verfügung stellt, muss zuerst mit einigem Aufwand die Umgebung so konfiguriert werden, damit die Benutzer nur den „gewollten“ Funktionsumfang nutzen können beziehungsweise dürfen. Hiermit sind vor allem kleinere Betrieb überfordert und lassen die Benutzer auf das System los. So entsteht schnell ein Wildwuchs und Benutzer verwenden auch Tools, die vielleicht im Betrieb gar nicht vorgesehen sind. Dadurch entsteht schnelle einen Schatten-IT mit Daten und Tools, die die interne IT oder der IT-Dienstleister nicht auf dem Schirm haben.
Bei NextCloud verhält sich das etwas anders. Es gibt eine Basis-Funktionalität und zusätzliche Funktionen müssen konfiguriert und freigeschaltet werden. Dies führt zu einem kontrollierten Aufbau der Lösung.
Ausserdem lassen sich so neue Funktionen gezielt aufschalten, den Benutzern entsprechend kontrolliert kommunizieren und dadurch auch zweckgebunden schulen.
Updates, Features und Abonnements
Bei den grossen Hyperscalern kommen Updates dann, wann es der Hersteller vorgesehen hat. Für manche Abos und Kunden früher, für andere später. Ausserdem verschwinden immer wieder Funktionen aus Paketen und werden dann nur wieder in höherpreisigeren Abos zur Verfügung gestellt. Dies zwingt die Kunden dazu mehr Geld auszugeben, oder auf gewissen Funktionen zu verzichten. Dies ist ein Ärgernis, was regelmässig zu Diskussionen führt, da sich User an gewisse Featuren gewöhnt hatten, die auf einmal verschwinden.
Bei NextCloud ist das in der Regel nicht so. Updates werden kontrolliert eingespielt und vorhandene Features verschwinden nicht einfach. Durch das, dass die Lösung Open Source ist, ist das Thema Abonnement obsolet. Natürlich lassen sich auch bei NextCloud Enterprise Features durch den Hersteller dazubuchen wie auch ein Support, jedoch hört der Hersteller hier mehr auf die Kundenbedürfnisse. Gerade als KMU ist man bei Microsoft oft nur der kleine Kunde, dem wenig Beachtung geschenkt wird und vor allem die wirtschaftlichen Interessen im Vordergrund des Konzerns stehen.
Cloud-Zwang, Preiserhöhungen und Vendor Lock
Microsoft zwingt seine Kunden immer mehr in deren eigene Cloud. Hatten viele Firmen früher im eigenen Rechenzentren Fileserver, E-Mail Server (Exchange), DMS (SharePoint) und vieles mehr, werden diese lokalen Server-Lösungen schrittweise eingestellt. Der Kunde wird zur abonnementgesteuerten Cloud-Lösung gezwungen, um so regelmässige und höhere Einnahmen zu generieren. Microsoft erhöht regelmässige diese Abo-Preise und die Kosten steigen fast jährlich für die Kunden. Und diese Entwicklung ist nicht abzusehen und führt zu immer höheren Ausgaben, die an anderer Stelle fehlen.
Zusätzlich macht es einem Microsoft schwer zu einem anderen Anbieter zu wechseln. Um zu Microsoft zu wechseln, gibt es viele Migrations-Tools. Um sich in die anderen Richtung zu bewegen, sich also von Microsoft zu lösen, sucht man diese Tools vergeblich. Es wird einem sehr schwer gemacht und es gibt viel manuelle Arbeit zu tun, um diesen Schritt wirklich gehen zu können. Das nennt man Vendor Lock. Wir können Sie hierbei gezielt unterstützen und haben schon einige Migrationen weg von Microsoft zu NextCloud durchgeführt.
NextCloud selbst ist sehr offen und man einfach, dank gewisser Standard-Protokolle und APIs die Migrationen weitestgehend einfach vornehmen. Es gibt explizit auch ein Im- und Export-Tool.
Enterprise Features
Ebenfalls hört man aus dem Lager der grossen Big Tech Unternehmen, dass es keine Governance-Features für grosse Unternehmen gibt, die Themen wie Compliance berücksichtigen und so sicherstellen, dass eine unternehmensweite Kontrolle über sensible Daten gehalten werden, Archivierungsmechanismen stattfinden und Informationsfreiheitsrichtlinien eingehalten werden. Doch genau das bietet die Enterprise Version von NextCloud wie auch die Klassifizierungslabels für vertrauliche Daten. So können diese einfach, zuverlässig und sicher verwaltet werden.
Ebenfalls hervorgehoben werden kann die Suche inklusive KI-Features für die Context-Suche, die sich über alle Bereiche erstreckt und zuverlässig funktioniert.
Mit dem NextCloud Assistant lassen sich lokale LLMs einbinden, sodass keine Firmendaten auf fremden KI-Servern landet.
Sicherheitsfeatures
Auch was die Sicherheit anbelangt, ist NextCloud auf der Höhe der Zeit mit Ende-zu-Ende Verschlüsselung und einem kryptografischen Identitätsschutz für jeden User. Ein Brute-Force-Schutz gehört ebenfalls zum Standard. Ein Guard überwacht die Lösung, sodass auch hier Unregelmässigkeiten erkannt werden oder Synchronisationsprobleme mit Clients rasch gefunden und behoben werden können. Es ist möglich Daten von fernen Clients zu löschen, wenn Geräte gestohlen oder verloren gehen, oder User das Unternehmen verlassen.
Für grosse Konzernen lassen sich auch rechtliche Audits durchführen.
Fazit
Inzwischen hat sich NextCloud zu einer echten Alternative von MS365 oder Google Docs entwickelt. Es kann als kleine Firma mit wenigen Anforderungen genutzt werden, oder aber in grossen Firmen flächendeckend genutzt werden, die Compliance-Themen haben und viel breiter aufgestellt sein müssen. Das System ist so flexibel, dass es jederzeit erweitert werden kann, auch wenn ein Unternehmen wächst und neue Anforderungen hinzukommen.
Die meisten Features, die man aus der Microsoft-Welt kennt, sind ebenfalls vorhanden.Es kann aber sein, dass sie sich etwas anders bedienen lassen und die Funktionen etwas konzentriert gebündelt werden.
Der preisliche Lizenz-Vorteil wird langfristig ebenfalls ein Gewinn sein, auch wenn vielleicht für die Migration zuerst etwas mehr Aufwand betrieben werden muss.
Unsere Unterstützung
Wir von whiskymania.ch IT-Consulting helfen Ihnen von der ersten Minute an.
Audit
Wir führen für Ihre Umgebung ein Audit durch, ob und wie Ihre Daten migriert werden können.
Eine Migration hängt stark davon ab wie stark verzahnt ihre bestehende Infrastruktur ist und ob sich dieser Aufwand auch lohnt. Es kann also durchaus auch sein, dass ein Umstieg wenig Sinn macht. Wir rechnen Ihnen aber auch vor wieviel Geld Sie über die Jahre einsparen könnten.
Planung und Schulung
Wenn sich ein Umstieg rechnet und der Migrationsaufwand umsetzbar ist, werden wir Ihnen den Aufwand kalkulieren und einen detaillierten Umsetzungsplan erstellen. Wir haben über die Jahrzehnte viele IT-Projekte wie Migrationen durchgeführt. Im Bereich Projektmanagement sind wir HERMES Foundation 2022 zertifiziert.
Mit dem Umsetzungsplan ist auch klar, welche Funktionen und Features der NextCloud Lösung genutzt und konfiguriert werden. Diese werden soweit vorbereitet, dass sich nachher die Umsetzung einfach und effizient erweist.
In der Planung ist ebenfalls eine transparente Kommunikation und Schulungsplanung mit den Mitarbeitenden vorgesehen, damit diese sich auf die Umstellung vorbereiten können. Das stärkt die Akzeptanz für die neue Lösung. Gewisse Sachen lassen sich im Voraus schulen, andere wiederum mit der Einführung der Lösung.
Umsetzung, Testing und Dokumentation
Da die Planung gut vorbereitet ist, lässt sich das Projekt zeitnah und effizient umsetzen. Damit sollten auch nicht zu viele Probleme beim Testing auftreten. Diese lassen sich vor dem Livegang ebenfalls rasch beheben. Gleichzeitig wird eine Dokumentation angelegt, eine technische für die IT-Administration und eine für die Benutzer.
Einführung, Schulung und Betrieb
Die Einführung der NextCloud-Lösung wird durch uns begleitet, um allfällige Probleme zu beheben und den Benutzern ein gutes Gefühl zu geben, dass sie nicht alleine gelassen werden. Bei den Schulungen treten erfahrungsgemäss bereits ein Grossteil der Fragen auf. Im Nachgang sollten weitere Fragestunden eingerichtet werden, um das Knowhow der Mitarbeitenden zu festigen.
Schon vor der offiziellen Einführung muss die IT-Abteilung so geschult sein udn die Prozesse verinnerlicht haben, dass die Betreuung der Lösung routiniert vonstatten gehen kann. Sollte die Lösung ebenfalls bei einem lokalen Hoster seines Vertrauens stattfinden, müssen diese die Anforderungen und Wünsche ebenfalls kennen. Wir bieten Ihnen diesen Service auch von uns aus an. Sie haben die freie Wahl.
Mit unseren Dienstleistungen rund um NextCloud und weiterer Funktionen möchten wir Ihnen zeigen, dass alternative Lösungen durchaus gut umsetzbar sind und Ihnen dadurch weitere Vorteile entstehen wie die Unabhängigkeit und Kontrolle über Ihre Daten zu behalten. Wir nehmen Ihnen die Unsicherheit und zeigen transparent auf, was möglich ist.